E-mail per facilitare il flusso di lavoro

Ed eccoci al terzo appuntamento settimanale sul tema “Processi aziendali che funzionano”.

Oggi C24 vuol darvi dei consigli su come usare pro-business uno strumento semplice, gratuito e di uso comune come la casella di posta e-mail.

Cosa intendiamo per “pro-business”? Tutto ciò che ti fa risparmiare tempo/denaro/fatica nella gestione della tua giornata lavorativa, come imprenditore o come manager.

Un tool strategico in questo senso può essere considerato il tuo account di posta elettronica. Al di là delle specifiche funzioni avanzate di un Gmail o Inbox (per esempio la possibilità di archiviare temporaneamente un’email e farla “ricomparire” in posta in arrivo al momento giusto), basta organizzarsi bene e seguire alcune semplici regole:

– creare due cartelle di archivio, “sospese” ed “evase”, per le quali ci si daranno regole ferree e inderogabili. Tutto ciò che si lascia in “posta in arrivo” dovrà essere evasa il giorno stesso; si sposta in “sospese” se la mail verrà essere evasa entro 2 giorni; si sposta in “evase” quando si completa il task.

Attenzione! La cartella “sospese” non è un tappeto magico sotto il quale far “sparire” ciò di cui non ci si vuole occupare… quanto è contenuto dentro quella cartella va evaso entro 15 giorni. Se non ci si riesce, si deve avere la consapevolezza che si sta facendo un danno all’azienda: tutto ciò che viene ignorato non per “scelta” ma per dimenticanza o svogliatezza avrà una conseguenza negativa (economica, d’immagine, ecc) sulla società.

– autoinviarsi e-mail con appuntamenti last minute, cosa da fare e… tutto ciò che passa per la testa e rischia di cadere nel dimenticatoio! Appena si verificherà la casella di posta, si deciderà quando e con che urgenza evadere i compiti.

– usare le mail come memorandum quando si assegnano dei task (soprattutto se con delle scadenze) a colleghi/dipendenti: si anticipa a voce quando possibile, ma si tiene traccia scritta a mo’ di promemoria inviandola all’interessato e a se stessi. La mail così rimarrà in “in arrivo” fino al momento della deadline, azzerando i rischi di dimenticanza e/o di deresponsabilizzazione.

– inviare a sé e agli altri e-mail “intelligenti”: l’oggetto dovrà sempre contenere “chi” e “cosa”. In questo modo sarà più facile poi ritrovarle per qualsiasi evenienza con parole chiave intuitive.

– Controllare le mail mattina e sera. Non siate schiavi dei pop-up che vi avvisano ad ogni nuova mail: sono inutili distrazioni, e vi faranno solo perdere tempo e concentrazione! Il check della sera serve a capire se tra i task da evadere (quelli in “in arrivo”) è saltato qualcosa. In questo caso, riassegnarlo immediatamente per il giorno successivo, possibilmente come priorità.

Attenzione! Abbiate il coraggio – sì, parliamo proprio di coraggio – di cancellare task che già sapete non porterete mai a termine e/o di affrontare subito compiti fastidiosi, noiosi e che in qualche modo vi creano fastidio: ogni eliminazione e ogni compito deve essere frutto di una scelta consapevole. Solo così si eviterà di “dimenticare” cose importanti.

E infine il dilemma: meglio promemoria mail o calendar? Datevi anche qui una regola: usate la mail se il compito è da svolgere il prima possibile (e comunque in giornata), mentre il calendar se è da fare a un’ora precisa.

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